Gestione di archivi correnti, di deposito e riordinamento di archivi storici pubblici, di persona e familiari

Archivio Corrente

Al giorno d’oggi un archivio corrente viene solitamente organizzato attraverso un protocollo informatico. Nel caso in cui questo strumento non fosse approntato è possibile intervenire nella definizione e nella realizzazione di tutti gli interventi utili alla corretta gestione e sedimentazione dell’archivio. Questi consentiranno un’efficace e rapida ricerca dei documenti e un ordinamento appropriato per quello che in futuro diventerà un archivio di deposito e infine storico.

Studio e progettazione di protocolli informatici e workflow documentale

Ogni Ente o Azienda, pubblica o privata, ha un ufficio di protocollo in cui viene registrata, secondo determinate regole, la documentazione in entrata e in uscita del soggetto produttore. la registrazione di protocollo è una delle funzioni più importanti nella gestione delle relazioni aziendali e nella formazione di qualsiasi archivio. Questa viene fatta su un registro, secondo determinate regole e spesso grazie ad appositi software, il quale è l’insieme di registrazioni progressive e univoche relative alla movimentazione documentale.
In esso, dunque, vengono conservate le informazioni relative ai flussi documentali.
Il protocollo informatico assume ormai un ruolo centrale per lo svolgimento razionale di tutti i processi aziendali e consente un notevole risparmio di risorse, oltre ad assumere valore giuridico/probatorio.
Per questi motivi è importante per qualsiasi Azienda o Ente analizzare il proprio sistema documentale e implementare un sistema di protocollazione informatica sfruttando la consulenza e l’esperienza di personale qualificato.

Gli obiettivi principali sono:
  • la corretta indicizzazione di tutti i documenti che poi passeranno per le diverse fasi di archivio (deposito e storico). In tal modo si assicura una corretta tenuta delle carte senza dover ricorrere a successivi riordinamenti;
  • un’agile condivisione delle informazioni all’interno dell’organizzazione aziendale, la quale consentirà agli operatori di poter svolgere tutte le attività senza dover intervenire fisicamente sui documenti. In questo modo, dalla gestione del protocollo alla ricerca e movimentazione in archivio, si realizzerà una conseguente ottimizzazione del lavoro e degli spazi di stoccaggio in termini di risparmio economico, tempestività, sicurezza e professionalità.

Per realizzare tali sistemi di gestione documentale sarà, pertanto, necessaria una precisa definizione di procedure e di strumenti di controllo all’interno dei flussi e uno studio accurato della realtà specifica del cliente. A tal proposito l’analisi verrà realizzata tramite interviste condotte presso il personale del Cliente con lo scopo di eliminare le attività ridondanti e gli inutili volumi di materiale cartaceo.

In definitiva, la suddetta attività condurrà alla ridefinizione del flusso di gestione della documentazione attraverso l’analisi di:

  • soggetti interessati dalle differenti attività
  • controlli d’autorità
  • ricezione della corrispondenza
  • trattamento della corrispondenza (protocollazione, classificazione, scansione)
  • processi di smistamento
  • processi di archiviazione

Archivio di Deposito

L’archivio di deposito è il luogo fisico in cui vengono conservati i documenti non più utili alle pratiche correnti dell’azienda.
Nell’archivio di deposito è presente la documentazione usata meno frequentemente, ma che conserva ancora un sostanziale valore amministrativo e giuridico, anche nel caso in cui i documenti siano destinati alla conservazione permanente.

L’esperto incaricato attuerà una serie di operazioni fondamentali quali:

  • individuare, attrezzare adeguatamente e gestire i locali da destinare a deposito d’archivio
  • preparare annualmente il versamento dei fascicoli relativi ad affari conclusi dagli uffici produttori all’archivio di deposito
  • predisporre gli elenchi di versamento (o coordinarne la predisposizione a cura degli uffici che versano)
  • concentrare ordinatamente i documenti, mantenendo le aggregazioni (serie e fascicoli) create nella fase di formazione e procedendo alla revisione degli elenchi di versamento
  • effettuare la selezione e preparare lo scarto
  • conservare adeguatamente i documenti sia fisicamente sia intellettualmente

Archivio Storico

La gestione degli archivi storici prevede la predisposizione degli strumenti archivistici volti all’inventariazione e alla valorizzazione della documentazione storica, secondo quanto prescritto dalle disposizioni normative in materia e dagli orientamenti della disciplina archivistica. Si offre dunque l’intervento dell’archivista che provvederà all’ordinamento e alla redazione di inventari e strumenti di supporto alla ricerca.
Obiettivo è la corretta tenuta e la valorizzazione della documentazione storica.

L’incaricato predisporrà una serie di strumenti che servano per gestire e consultare gli archivi quali:

  • schedatura archivistica delle unità documentali;
  • redazioni di inventari (sommari o analitici);
  • redazione di elenchi e guide;
  • redazione di indici, rubriche e repertori;

Archivi di persona, familiari e privati in genere

Nel caso di archivi personali e familiari l’archivista provvederà al riordinamento di tutta la documentazione rispettando il più possibile l’ordine originario delle carte. Tra le operazioni proposte: selezione e scarto, schedatura informatica e inventariazione, condizionamento e scelta di materiali, locali e mobilio adatti alla conservazione.

Si garantisce, in caso di necessità, un manuale di gestione eventi e la massima sicurezza del trasferimento.

Offriamo, successivamente all’ordinamento, un piano di valorizzazione che implichi la pubblica fruizione in caso di documentazione ritenuta di notevole interesse storico. In tale situazione sarà cura dell’archivista contattare la Soprintendenza di riferimento per avviare le procedure a salvaguardia dell’integrità dell’archivio e l’eventuale diritto per il proprietario di accedere ai finanziamenti pubblici, nonché di usufruire di interventi diretti e gratuiti da parte della Soprintendenza.

Contattaci ora per ogni richiesta o ulteriore informazione. saremo lieti di fare la tua conoscenza e rispondere alle tue domande.